Mustervorlage: Gästedaten bei der Zusammenarbeit

Wozu diese Vorlage?

Wenn du als Wedding Planner in der Hochzeit eines Brautpaares mitarbeitest, verarbeitest du personenbezogene Daten seiner Gäste – zum Beispiel Namen, Zusagen, Menüwünsche oder Allergien. Wer dabei welche Rolle hat, hängt davon ab, wie ihr zusammenarbeitet:

• Du arbeitest nur nach den Vorgaben des Brautpaares (z. B. Gästeliste pflegen, Einladungen verschicken, Sitzplan erstellen): Dann bist du in der Regel Auftragsverarbeiter des Brautpaares. Dafür ist eine Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO nötig – das Muster unten passt für diesen Fall.
• Du nutzt die Daten auch für eigene Zwecke (z. B. eigene Kundenkartei, Abrechnung mit Dienstleistern in eigenem Namen): Dann bist du für diesen Teil selbst verantwortlich; das gehört in deinen eigenen Vertrag und deine Datenschutzhinweise.

Diese Vorlage ist ein Muster ohne Gewähr und ersetzt keine Rechtsberatung. Bitte passe sie an eure Zusammenarbeit an und lass sie im Zweifel prüfen.

Muster: Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

zwischen dem Brautpaar [Namen, Anschrift] – „Verantwortliche“ –
und [Unternehmen des Wedding Planners, Anschrift] – „Auftragsverarbeiter“ –

1. Gegenstand und Dauer

Der Auftragsverarbeiter unterstützt die Verantwortlichen bei der Planung ihrer Hochzeit am [Datum] und verarbeitet dabei personenbezogene Daten in der Hochzeitsverwaltung „liebly“ der Verantwortlichen. Die Vereinbarung gilt für die Dauer der Zusammenarbeit.

2. Art der Daten und Betroffene

Gäste und Ansprechpartner der Hochzeit: Namen, Kontaktdaten, Zu- und Absagen, Antworten auf Fragen der Verantwortlichen (z. B. Menüwahl), Sitzplätze; Gesundheitsangaben (z. B. Allergien) nur, soweit die Gäste eingewilligt haben.

3. Zweck

Planung und Durchführung der Hochzeit. Eine Verarbeitung für andere Zwecke, insbesondere für Werbung des Auftragsverarbeiters, findet nicht statt.

4. Weisungen

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung der Verantwortlichen. Welche Bereiche er bearbeiten darf, legen die Verantwortlichen in liebly selbst fest.

5. Vertraulichkeit und Sicherheit

Der Auftragsverarbeiter verpflichtet alle Personen mit Zugriff zur Vertraulichkeit. Er schützt seinen Zugang zu liebly vor dem Zugriff Dritter und lädt Gästelisten oder Fotos nur herunter, wenn es für den Auftrag nötig ist; heruntergeladene Daten speichert er geschützt und löscht sie nach Erledigung.

6. Unterauftragsverarbeiter

liebly (Anbieter der Hochzeitsverwaltung) ist nach dem Vertrag der Verantwortlichen mit liebly deren Auftragsverarbeiter. Weitere Unterauftragsverarbeiter setzt der Auftragsverarbeiter nur mit vorheriger Zustimmung der Verantwortlichen ein.

7. Unterstützung und Rechte der Betroffenen

Der Auftragsverarbeiter unterstützt die Verantwortlichen bei Anfragen von Gästen (z. B. Auskunft, Löschung) und informiert sie unverzüglich über Datenschutzverletzungen.

8. Ende der Zusammenarbeit

Nach dem Ende der Zusammenarbeit beenden die Verantwortlichen den Zugriff in liebly. Der Auftragsverarbeiter löscht alle bei ihm noch vorhandenen Daten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht, und bestätigt dies auf Wunsch.

Ort, Datum, Unterschriften

Stand: Oktober 2026