Regieplan Hochzeit: Inhalt und wer ihn bekommt

Zwei Pläne für zwei Zielgruppen

Viele Paare schreiben einen einzigen Ablaufplan und schicken ihn an alle. Das führt zu zwei Problemen. Gäste bekommen Details, die sie nicht brauchen, etwa wann die Torte angeliefert wird. Und das Team bekommt zu wenig: Wer holt den Fotografen ab? Wer sagt dem DJ, wann der Eröffnungstanz beginnt?

Die Lösung ist einfach: Du führst zwei Pläne.

• Der Tagesablauf für Gäste beantwortet: Wo muss ich wann sein, was erwartet mich, was ziehe ich an?
• Der Regieplan beantwortet: Wer macht wann was, wer ist Ansprechperson, was passiert, wenn etwas nicht klappt?

Der Regieplan ist dein internes Arbeitsdokument für den Tag. Der Gästeablauf ist eine freundliche Orientierung. Beide beruhen auf denselben Eckdaten, aber sie unterscheiden sich in Tiefe und Tonfall.

Was in den Tagesablauf für Gäste gehört

Gäste brauchen wenige, klare Angaben. Je kürzer, desto eher wird er gelesen.

• Uhrzeiten und Orte der einzelnen Veranstaltungen, etwa Trauung, Empfang, Feier
• Anfahrt und Parken
• Dresscode
• Hinweise zu Übernachtung und Rückfahrt
• Ein bis zwei Ansprechpersonen für Fragen am Tag selbst

Nicht hinein gehören Aufbauzeiten, Lieferungen, Absprachen mit Dienstleistern oder Überraschungen, die niemand vorher wissen soll.

Mit der Hochzeitswebsite von liebly legst du Veranstaltungen, Anfahrt, Übernachtung und Dresscode an einer Stelle ab. Du legst pro Einladung fest, wer zu welcher Feier eingeladen ist, und jeder Gast sieht nur seine eigenen Veranstaltungen. Wer nur zur Trauung kommt, bekommt also nicht den Abendablauf. Ansprechpartner wie Trauzeugen hinterlegst du mit Telefon oder WhatsApp, damit Gäste am Tag nicht dich anrufen.

Was in den Regieplan gehört

Der Regieplan arbeitet rückwärts von den festen Eckpunkten. Die Trauung beginnt um 14:00 Uhr? Dann plane davor, nicht danach.

Zeiten mit Verantwortlichen

Jeder Eintrag braucht eine Uhrzeit, eine Handlung und einen Namen. Ohne Namen fühlt sich niemand zuständig.

• 12:30 Uhr: Blumen und Dekoration am Trauort, zuständig: Trauzeugin
• 13:30 Uhr: Fotograf trifft das Paar zum Getting Ready
• 15:15 Uhr: Sektempfang vorbereiten, zuständig: Location-Team
• 19:00 Uhr: Eröffnung des Buffets, Absprache mit dem Caterer

Plane Puffer ein, vor allem für Wege und Gruppenfotos. Wie das gelingt, steht im Beitrag zum Hochzeitsablauf.

Kontakte und Zuständigkeiten

Schreibe zu jedem Dienstleister Name, Handynummer und Ankunftszeit auf. Ergänze, wer ihn vor Ort empfängt. Am Tag selbst willst du nicht nach Nummern suchen.

Absprachen für einzelne Rollen

Hier steckt der eigentliche Wert des Regieplans. Ein paar Beispiele:

• Fotograf: gewünschte Gruppenaufnahmen, Reihenfolge, wichtige Personen, Momente, die nicht fehlen dürfen
• DJ: Eröffnungstanz, Zeitpunkt der Reden, Titel, die auf keinen Fall laufen sollen
• Caterer und Küche: Servierzeiten, Menüs, Allergien pro Tisch
• Trauzeugen: Wer sammelt Geschenke ein? Wer begleitet die Großeltern? Wer hat die Ringe?

Formuliere kurz und eindeutig. Statt „Bitte rechtzeitig Gruppenfoto“ schreibst du: „Gruppenfoto um 16:00 Uhr vor der Kirche, Trauzeugen sammeln die Gäste ab 15:50 Uhr.“

Plan B

Ein guter Regieplan nennt, was bei Regen, Verspätung oder Ausfall passiert. Das muss kein langes Kapitel sein: ein Ausweichort, eine Telefonnummer, eine Person, die entscheidet. Beim Wetterthema hilft auch der Beitrag zum Hochzeitsplaner, wenn du mehrere Bereiche zusammen im Blick behalten willst.

Wer bekommt was, und wann?

Nicht jeder braucht den ganzen Plan. Gib jedem das, was er für seine Aufgabe braucht.

• Trauzeugen: den vollständigen Regieplan, weil sie bei Problemen einspringen
• Fotograf: Zeiten, Orte, Gruppenfoto-Wünsche, Kontakte
• DJ: Musikablauf, Reden, Eröffnungstanz, Musikwünsche der Gäste
• Caterer und Küche: Servierzeiten, Gästezahl, Menüs und Allergien pro Tisch
• Gäste: nur den Tagesablauf

Verschicke den Regieplan nicht erst am Vorabend. Eine bis zwei Wochen vorher ist sinnvoll, damit Rückfragen noch möglich sind. Bitte jeden kurz um Bestätigung: „Passt das für dich so? Sag mir bitte bis Freitag Bescheid.“

Mit liebly teilst du den Regieplan direkt mit Trauzeugen, Fotograf und DJ. Für den DJ gibt es außerdem einen eigenen Link zu den Musikwünschen der Gäste, gleiche Wünsche werden dabei gezählt. Der Caterer bekommt über seinen Link die Küchenliste mit Menüs und Allergien je Tisch. Du musst nichts abtippen oder weiterleiten.

Typische Fehler

Ein Plan für alle. Gäste verlieren sich in Details, Dienstleister vermissen Angaben. Trenne die Pläne.

Keine Namen bei den Aufgaben. „Torte anschneiden“ ohne Verantwortlichen heißt: Niemand kümmert sich.

Zu knapp getaktet. Wege, Umziehen und Gruppenfotos dauern länger als gedacht. Rechne mit Luft.

Änderungen nicht weitergegeben. Wenn sich Zeit oder Ort ändern, muss das beide Gruppen erreichen. Bei liebly fragt dich das System nach so einer Änderung, ob die Gäste informiert werden sollen. Dein Team informierst du zusätzlich selbst.

Der Plan existiert nur auf deinem Handy. Am Hochzeitstag bist du nicht erreichbar, wenn du im Brautkleid oder vor dem Altar stehst. Die Trauzeugen müssen den Plan selbst haben.

So geht's mit liebly

Du legst deine Veranstaltungen und Infos für die Gäste an, etwa Anfahrt, Übernachtung und Dresscode. Danach erstellst du den Regieplan und teilst ihn mit Trauzeugen, Fotograf und DJ. Der DJ-Link sammelt die Musikwünsche, der Caterer-Link zeigt die Küchenliste. Am Hochzeitstag zeigt der Live-Modus allen Gästen, was gerade passiert. Das Notfallpaket für den Tag druckst du aus oder speicherst es offline auf dem Handy.

Wenn du sehen möchtest, wie das aussieht, probiere die Live-Demo aus.